1.- TEMA
Extracto del trabajo:
“Mejora de los procesos en la Administración de Justicia mediante la
aplicación de técnicas lean”
Autor: Alberto Ruiz Tomás
2.INTRODUCCION
2.1.- EL PROCESO JUDICIAL ESPAÑOL
2.1.1
DEFINICIÓN
Los artículos 9 y 24 de la Constitución Española
promulgan: “ el derecho de todas las personas a obtener la tutela efectiva de
los jueces y tribunales en el ejercicio de sus derechos e intereses legítimos ,
sin que en ningún caso pueda producirse indefensión, en un proceso público sin
dilaciones indebidas y con todas sus garantías”.
Para poder organizar la
actividad jurisdiccional se promulgaron
las normas procesales que regulan los modos y formas de actuar en los distintos
Juzgados y Tribunales por parte de los operadores jurídicos.
2.1.2 ORDENES
JURISDICCIONALES
Desde los inicios del sistema jurídico romano (
sistema latino) el derecho se ha dividido en dos grandes areas; privado y
público. De esta clásica división se han desarrollado los diferentes órdenes
jurisdiccionales de nuestro ordenamiento jurídico.
a.- Jurisdicción civil;
regulada por la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, 7 de enero .
b.- Jurisdicción penal;
regulado por la Ley de Enjuiciamiento Penal (1882).
c.- Jurisdicción laboral;
regulada por la Ley de Procedimiento
Laboral (1995).
d.- Jurisdicción
contencioso- administrativa – Ley de Procedimiento Administrativo (1998).
2.2.- EL PROCESO CIVIL.
2.2.1 DEFINICIÓN Y
PRINCIPIOS.
Podríamos definir el proceso
civil como aquel que decide sobre relaciones jurídico materiales, de los
intereses privados en función de la autonomía de la voluntad, es decir; regula
las relaciones entre los miembros de la sociedad.
Los principios en los que se
base este proceso son:
a.- Principio de oportunidad; el acudir a los
órganos judiciales del estado es algo que queda en manos de los particulares.
b.- Principio dispositivo;
sólo si existe petición concreta de parte se pondrá en funcionamiento la
actividad de los órganos jurisdiccionales estatales.
c.- Principio de aportación
de parte; las partes son las que deben aportar al proceso los hechos y medios
de prueba, careciendo el Juez de esas facultades.
2.2.2 EL JUICIO ORDINARIO.
Dentro de los procesos
civiles, el Juicio Ordinario es el procedimiento estándar por defecto, y en la
práctica el más usado. Por ello, hemos considerado adoptar este procedimiento
como base para establecer nuestras recomendaciones.
2.3.-ANALISIS DE LA SITUACION
2.3.1 DATOS ESTADISTICOS DEL
PROCESO CIVIL ESPAÑOL.
Tomando como base la
totalidad de asuntos judiciales españoles, los procesos civiles representan un
51% del total (1.670.151 asuntos civiles
/3.284.702 total asuntos judiciales España). Teniendo una gran repercusión en
la población al ser el orden más utilizado por la mayoría.[1]
En el territorio español
existen 1765 de lo Civil.[2]
Durante la última década en
el sistema se han estado ingresando más asunto que se han resuelto,
incrementándose el número de asuntos ingresados al años en los Juzgados en un 100%,
cuando apenas el número de Juzgados han crecido un 25% en este mismo tiempo.[3]
2.3.2 ANALISIS DE LA CALIDAD DE SERVICIO.
Para analizar la calidad del servicios hemos
considerado los principales motivos de reclamación que los usuarios según
manifiesta el propio CGPJ
De las 6.772 quejas
recogidas en 2008, el 69% hacen referencia directamente a la agilidad y rapidez
del servicio.
Y en cuanto a la fase en que
se producen la mayoría de los retrasos es en la tramitación que comprende desde
la presentación de la demanda hasta la vista del juicio.
(Fuente:
estadística CGPJ 2008).
2.3.3 DEFINICION DEL
PROBLEMA.
El gap existente entre la
duración teórica y practica del juicio ordinario se va incrementando con el
paso del tiempo, aumentando el número de procedimientos pendientes (
equivalentes a un año), y generándose un
percepción negativa en el usuario de la calidad del servicio (69% quejas agilidad).
2.4.- COMPARATIVA CON OTROS ORDENAMIENTOS:
BENCHMARKING
2.4.1 ALEMANIA
El proceso declarativo se
encuentra regulado en el ZIVILPROZESSORDNUNG.
Proceso ordinario civil
15 días para contestar demanda. Si no hay
oposición se dicta sentencia y si la hay vista y sentencia.
Tiempo teórico: menos de 90
días.
Tiempo práctico: menos de
180 días.
(fuente: estadística
Ministerio de Justicia Alemán).
2.4.2 LETONIA
Las fases y desarrollo del
procedimiento el Letonia son:
-3 días admisión
- 30 días alegaciones
demandado
- 7 dias prueba
- 14 días vista y sentencia.
(Fuente: estadística
Ministerio de Justicia Letón)
2.4.3 FRANCIA
El proceso se encuentra regulado en Code de Procédure
civile
Emplazamiento
del demandando con la demanda a conciliación prácticamente preceptiva en todos
los casos ( plazo mínimo 15 días antes de la vista). Si no hay avenencia,
inmediatamente se enjuicia el procedimiento.
Proceso exclusivamente oral,
sin plazos estrictos prefijados, dejando a la discrecionalidad del juez los
mismos.
2.4.4 MEXICO
El proceso se encuentra regulado en Código Federal de
Procedimientos Civiles de México
Una vez
notificada la demanda el demandado tiene 9 días para contestar. Finalizado
dicho plazo se abre el juicio a prueba por 30 días, con una “ audiencia final”.
La Sentencia deberá dictarse 10 días después de fin período prueba.
Días
hábiles: lunes a sábados excepto festivos de 9h a 17h.
(Fuentes Gobierno Mejicano.
Ministerio de Justicia).
2.4.5 PERU
El proceso se encuentra regulado en Código Procesal
Civil
El
emplazamiento al demandado se realiza por un período no superior a 30 días,
realizando posteriormente en el plazo de 20 días una audiencia previa
denominada “saneamiento procesal”, y a los tres días se realizará la vista. La
Sentencia deberá dictarse en un plazo no superior a 50 días desde fin prueba.
Días
hábiles: lunes a viernes excepto feriados de 7h a 20h.
(Fuente Gobierno de Perú.
Ministerio de Justicia).
2.5.- MAPA DE PROCESOS.
2.5.1 ACEPTACION DE LA DEMANDA
El proceso ordinario
comienza con la presentación de la demanda por parte del procurador del
demandado ante el Decanato o registro de los Juzgado. Presentada la demanda es turnada aleatoriamente
al Juzgado de Instancia para su admisión por parte del funcionario. Si la
demanda cumple todos los requisitos de forma que establece la LEC es admitida a
trámite y se procede a emplazar al demandado, en caso contrario se requiere al
demandante para que subsane los defectos de su escrito inicial.
(Fuente: elaboración propia)
Como se puede observar del
diagrama anterior:
a.- La mayoría de la
información debe pasar a través del servicio de notificaciones saturando este.
b.- En el flujo existen
muchos retrocesos.
c.- No se producen
actividades en paralelo.
2.5.2 AUDIENCIA PREVIA Y
SOLICITUD DE PRUEBA.
Desde el momento de la
admisión de la contestación de la
demanda comienzan los actos preparatorios para la audiencia previa, que se
realizaran en la sala de vistas del Juzgado con la asistencia obligatoria de
los procuradores y abogados de las partes. El objetivo de la audiencia previa
es analizar los posibles defectos de
capacidad y forma que puedan afectar al proceso, así como proponer y aceptar
por el Juez las pruebas sobre las que van a sustentarse las partes en el
juicio.
(fuente: elaboración propia)
Como se puede observar del
diagrama anterior:
a.- No existe operaciones en
paralelo.
b.- Muchas citaciones hay que hacerlas a través
de servicios comunes.
2.5.3 JUICIO Y SENTENCIA
La fase
final del procedimiento comienza con el acto del juicio que se celebra en la
sala de vistas del Juzgado bajo dirección del Juez y asistido por el
Secretario. Al juicio deben comparecer todas las partes y testigos, y traer a
la vista del Juez todas las pruebas.
Finalizado el acto del juicio, solo restara dictar sentencia.
(Fuente: elaboración propia).
Como se puede observar del
diagrama anterior:
a.- El
sistema demanda muchos recursos del servicio de notificaciones.
b.- El
Juez aparece como un cuello de botella, al ser el único que puede dictar las
sentencias.
2.6.-ANALISIS DEL MODO DE FALLO: CAUSAS DE LOS
RETRASOS
2.6.1 TEST DE DELPHI
2.6.1.1
IMPORTANCIA Y FRECUENCIA.
Para
la realización del test hemos configurado un cuestionario con un equipo de
abogados para dirigirlo a un panel de expertos (formado por jueces,
secretarios, abogados, procuradores y funcionarios) con el objetivo de que
nos ponderen la importancia y
frecuencia de aparición de cada una de
las causas de los retrasos recogidas en el documento. Con la recepción de las
contestaciones, se ha procedido a
ordenar jerárquicamente estas y se le han devuelto a los participantes
para conocer su grado de adhesión a su original contestación. Cuantificando de
esta manera el impacto en el desarrollo del proceso
2.6.1.2
RESULTADOS.
Con los resultados obtenidos determinamos como principales problemas:
a.- Los flujos de información entre Juez-Secretario-Funcionario.
Al tratarse un procedimiento regulado en la Ley, las
posibles soluciones a este problema que se deriva de los tránsitos de
información entre los operadores dela oficina, se encuentra sujeta a
determinadas restricciones que deberemos tener en cuenta en el modelo de mejora.
b.- Deficiencias en las aplicaciones informáticas.
El uso de las nuevas tecnologías va a ser clave para
poder desatascar el flujo de información en los Juzgados.
c.- Las notificaciones y emplazamientos a las partes.
Manejar con criterio de operaciones es uno de los
retos que tiene la administración de justicia, ampliando los horarios de
entrega, optimizando los criterios de reparto, aplicando teorías de redes, etc.
2.7.-PROPUESTA DE SOLUCIONES: PRIORIZACION DE LAS
ACCIONES.
Habiendo establecido las principales causas de retraso
en el procedimiento, vamos a implementar una seria de acciones para reducir los
tiempos del proceso, y para ello las acciones las vamos a clasificar atendiendo
a su impacto y consumo de recursos
Como estrategia de ejecución de las medidas
correctoras, aconsejamos iniciar una acción de tipo Quick Win que en nuestro
caso sería la mejora de las operaciones del servicio central de
notificaciones. Con esta medida,
pretendemos con pocos recursos conseguir un impacto medio pero rápido que
genere un clima favorable al cambio.
2.8.-ESTUDIO DE CAPACIDADES Y ASIGNACION DE RECURSOS.
2.8.1 ANALISIS DEMANDA.
Para determinar las
necesidades de recursos hemos clasificado
los procedimientos en tres tipos,
en función del número de intervinientes, número de recursos e incidentes y
número de pruebas. Seguidamente establecemos una puntuación de consumo de cada
recurso y junto con la estimación de su frecuencia nos permite hallar el
consumo medio.
(* y ** son datos subjetivos
que se deben ajustar en función de cada Juzgado)
2.8.2 ANALISIS CAPACIDAD.
Hemos generado un modelo que
partiendo de los recursos consumidos por el procedimiento (bajo las premisas
del apartado anterior), y atendiendo al número de procedimientos del juzgado y
número de funcionarios nos permite determinar la capacidad máxima teórica del
funcionario en función del tipo.
2.8.3 GESTION DE LA
SATURACION DE RECURSO.
Conociendo los recursos
consumidos por cada tipo de procedimiento, junto con el número de funcionarios
y demandas que tiene un Juzgado podemos construir un modelo que evalué la
capacidad disponible de cada funcionario en cada momento, permitiendo asignar
los trabajos en función de los recursos libres.
2.9.- MEJORA DE LAS OPERACIONES LOGISTICAS DE LOS
CENTROS DE NOTIFICACIONES.
2.9.1 DISMINUCION DE LA
CARGA DE TRABAJO.
A través del work flow
informático se disminuirá la carga de trabajo, intentando automatizar todos los
procesos de comunicación, practicando
las notificaciones telemáticamente
procurador –abogado. Con esta
medida se pretende reducir lo máximo posible las notificaciones y citaciones
física, quedando estas reducidas a los particulares sin representación legal.
Establecer un mapa virtual
del proceso que permita eliminar los cuellos de botella, reasignando las cargas
de trabajo en la medida que el marco normativo lo permita.
2.9.2 RECORRIDOS MARCADOS
POR RUTAS LECHERAS.
Las notificaciones físicas
efectuadas por los funcionarios serán previamente diseñas a tendiendo a
criterios de eficiencia y eficacia. Para ello se planificaran las rutas por
sistema GPS sin que el factor determinante sea la cronología del Juicio.
2.9.3 NOTIFICACION A OTROS
PARTIDOS JUDICIALES. FIRMA ELECTRONICA.
Las comunicaciones entre
distintos órganos judiciales se efectuaran obligatoriamente por vía telemática.
2.9.4 ENTREGAS FUERA DE HORARIO
LABORAL.
Considerando que actualmente
los domicilios particulares están desocupados en horario laboral convencional,
se recomienda habilitar turnos nocturnos para practicar notificaciones con
carácter general.
2.10.-WORKFLOW
DE FIRMAS Y DOCUMENTACION.
El
trasiego de documentación en los Juzgados es un factor determinante de la
ralentización del proceso, como
alternativa al movimiento de la documentación física proponemos implementar un
work flow (W.F) informático de firmas y documentación en la oficina
judicial. La utilización de un sistema
W.F implicara minimizar el traslado físico de documentación entre los diversos
operadores jurídicos. Cuando se presente una demanda, esta será automáticamente
turnada a un funcionario, que la recibirá en soporte informático, propondrá su
admisión o inadmisión al Juez, quien lo validara electrónicamente y por último
el Secretario estampara electrónicamente su firma. Y del mismo modo durante todo el proceso se
sustituirá las comunicaciones y escritos en papel por escritos en soporte
electrónico, así como las firmas se realizan mediante un sistema digital.
CUATRO ETAPAS EN EL FUNCIONAMIENTO DEL WORK FLOW
1. El funcionario revisa la demanda y ve si tiene
defecto de forma.
A) DEFECTO
1- pasa a firma
2- Comunica a Procurador del demandante
B) NO DEFECTO
1- pasa a
firma
2- Comunica a
Demandado para su contestacion
2. Citación Audiencia Previa.
1- Juez y Secretario firman providencia de citación a
Audiencia.
2- Funcionario
busca fecha en sistema de programación.
3- Comunica a Abogado/procurador de ambas partes.
3. AUDIENCIA PREVIA
Se celebra la audiencia y en ese momento ya se pueden
enviar:
1- Solicitudes de Pruebas a administraciones.
2- Envío de solicitud de citación de testigos a
servicio de notificaciones.
4. CELEBRACIÓN DEL JUICIO.
Se produce la recopilación de pruebas y confirmación
de citaciones de testigos.
1-Si 6 días antes de la celebración no están todas se
procede a anular el juicio.
2- El tiempo liberado en la programación del juzgado
se reasigna a un juicio rápido o urgente.
2.11.-CONCLUSIONES
1ª.- Según demuestra la estadística del Consejo del
Poder Judicial en el sistema durante la última década han estado entrando más
asuntos que se han resuelto. En los últimos años han entrado el doble de
asuntos que resuelto. Por lo que resulta imprescindible adoptar medidas en el
sistema para evitar su colapso.
2ª.- Se pueden adoptar técnicas y metodología del
mundo fabril la judicatura que mejoren la eficacia de los procesos. Véase por
ejemplo, calculo de carga de tareas del funcionario, work flow, rutas lecheras,
etc.
3.
OBJETIVOS
En la presente tesis se pretende establecer
una serie de recomendaciones para mejorar los procesos judiciales civiles
españoles, mediante la aplicación de técnicas lean
4.
METODOLOGIA
Asumiendo la enorme distancia entre el proceso
teórico y practico de nuestro sistema judicial, en términos de tiempo. El
enfoque de esta tesis debe ser eminentemente practico, por lo que deberemos
recurrir a métodos de análisis empírico que nos permitan acercarnos a la
realidad del proceso. Debemos confeccionar un mapa del proceso para establecer un diagnostico real y a continuación, una serie de recomendaciones
desde la perspectiva lean de mejora.
Para alcanzar los objetivos propuestos, se
realizara;
A.- Toma de información y determinación de
fallos de sistema, mediante;
1º Mapeado de los principales procesos
judiciales civiles
2º Análisis comparativo con otros
ordenamientos jurídicos
3º Análisis del proceso real sobre una muestra
representativa de Juzgados españoles. Para determinar flujo de proceso, cuellos
de botella y puntos muertos.
4º Test Delphi formado por un panel de
expertos para determinar principales demoras del proceso y elementos
reconfigurables. En la configuración del test se prevén dos rondas de preguntas
y repreguntas al panel
B.- Propuesta de mejoras.
Análisis de capacidades y recursos
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